Ständiger Zeitdruck, eine Flut an unbearbeiteten E-Mails, das Telefon klingelt ununterbrochen und jetzt benötigt der Chef auch noch eine Zuarbeit – so sieht vielerorts der Joballtag aus. Die Folge: erhöhter Stresspegel, ständige psychische Belastung oder Überarbeitung...

Mit einigen Tricks lässt sich die scheinbar verlorene Zeit wieder zurückgewinnen. Ein effektives Zeitmanagement und strukturierte Selbstorganisation helfen dabei.

Haben wir wirklich zu wenig Zeit? Reichen die 8 Stunden pro Tag nicht aus, um das Arbeitspensum zu bewältigen? Oder: verschwenden wir viel zu viele Momente mit Unwichtigem und Belanglosem, lassen wir uns vom Eigentlichen zu oft ablenken, sind wir gar schlecht organisiert? Diese Fragen sollte sich jeder stellen, dem im Arbeitsalltag ständig die Zeit davon läuft. Abhilfe können Seminare zur Selbstorganisation und zu einem strukturierten Zeitmanagement schaffen.

Mit einigen kleinen Tipps lässt sich im Arbeitsalltag die persönliche Selbstorganisation verbessern. Dazu ist es wichtig, seinen eigenen Arbeitsablauf zu analysieren. Wie viel Zeit wird wofür verwendet. Nur wer seine größten Zeitkiller beziehungsweise Störfaktoren erkennt, kann wertvolle Reserven herausholen. Um die Flut von Aufgaben zu bewältigen, kommt es auf die richtige Priorisierung an. So teilt beispielsweise das Eisenhower-Prinzip Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit und Dringlichkeit in Kategorien ein.

Demnach gibt es dringende und wichtige Aufgaben, die sofort selbst erledigt werden sollten und dringende und weniger wichtige Arbeiten, die möglichst delegiert werden sollten. Wichtige und nicht dingliche Aufgaben müssen nach diesem Prinzip nur exakt terminiert und selbst abgearbeitet werden. Aufgaben, die weder wichtig noch dringend sind, brauchen nicht bearbeitet werden. In der Praxis stößt dieses System allerdings immer wieder an seine Grenzen. Wichtiges ist oftmals nicht dringend und Dringendes nur selten wichtig; ein Delegieren der Aufgaben ist in den meisten Fällen nicht möglich.

Um mit seiner Zeit besser zu haushalten, helfen Checklisten die Aufgabenabarbeitung möglichst exakt zu planen. So können anstehende Aufgaben gezielt für die Woche terminiert und die dafür notwendigen Zeiträume eingeplant werden. Je strukturierter der Plan aufgestellt wurde, desto größere Reserven können im Arbeitsablauf aufgedeckt werden. Diese sind für die Stressvermeidung dringend erforderlich. Denn wenn dem Mitarbeiter keine Luft zum Durchatmen mehr bleibt, wachsen psychische Belastungen. Arbeitgeber müssen diese Belastungen und psychischen Risiken bei der Arbeitsplatz- und Tätigkeitsbewertung mit ins Kalkül ziehen.

Am 20. September findet in Jena das Thüringer Arbeitssicherheitssymposium statt. Es befasst sich auch in diesem Jahr mit Fragen der psychischen Belastung am Arbeitsplatz und modernen Methoden des Arbeitsschutzmanagements.