Die Akten im Jobcenter Kyffhäuserkreis werden elektronisch
Donnerstag, 02. November 2017, 14:50 Uhr
Weniger Papier, mehr Service - das Jobcenter Kyffhäuserkreis führt ab 13. November die elektronische Akte ein. Dazu erreichte kn diese Meldung...
Alle Dokumente und Schreiben, die von den Bürgerinnen und Bürgern beim Jobcenter in Sondershausen oder Artern auf dem Postweg eingehen oder abgegeben werden, werden „fotografiert“ (gescannt) und in einer elektronischen Akte (eAkte) gespeichert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde können so besser und schneller Auskunft geben, da die Akten jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar sind.
Mehrere Fachbereiche, wie z.B. Sachbearbeitung, Widerspruchsbearbeitung und Unterhaltsbearbeitung können jetzt gleichzeitig die Akten bearbeiten oder einsehen. Die Akten liegen dann künftig nicht mehr in Papierform in Büros und Aktenschränken der Dienststellen, sondern sind als eAkte in einem elektronischen Safe hinterlegt.
Auf die elektronischen Akten können selbstverständlich nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters zugreifen, die dazu berechtigt sind. Die Datenschutzbestimmungen werden so auch mit der eAkte eingehalten.
Alle Papierunterlagen, die dem Jobcenter zur Verfügung gestellt werden, werden nach Überführung in die eAkte noch 8 Wochen aufbewahrt und dann vernichtet. Es genügt deshalb in den meisten Fällen, Kopien einzureichen. Originale sind nur einzureichen, wenn sie ausdrücklich vom Jobcenter angefordert werden.
Mit der Einführung der elektronischen Akte wird nicht nur Papier eingespart, sondern auch Kosten für die Lagerung und Archivierung von Papierakten in den Jobcentern.
Autor: khhAlle Dokumente und Schreiben, die von den Bürgerinnen und Bürgern beim Jobcenter in Sondershausen oder Artern auf dem Postweg eingehen oder abgegeben werden, werden „fotografiert“ (gescannt) und in einer elektronischen Akte (eAkte) gespeichert. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Behörde können so besser und schneller Auskunft geben, da die Akten jederzeit auf dem Bildschirm verfügbar sind.
Mehrere Fachbereiche, wie z.B. Sachbearbeitung, Widerspruchsbearbeitung und Unterhaltsbearbeitung können jetzt gleichzeitig die Akten bearbeiten oder einsehen. Die Akten liegen dann künftig nicht mehr in Papierform in Büros und Aktenschränken der Dienststellen, sondern sind als eAkte in einem elektronischen Safe hinterlegt.
Auf die elektronischen Akten können selbstverständlich nur Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters zugreifen, die dazu berechtigt sind. Die Datenschutzbestimmungen werden so auch mit der eAkte eingehalten.
Alle Papierunterlagen, die dem Jobcenter zur Verfügung gestellt werden, werden nach Überführung in die eAkte noch 8 Wochen aufbewahrt und dann vernichtet. Es genügt deshalb in den meisten Fällen, Kopien einzureichen. Originale sind nur einzureichen, wenn sie ausdrücklich vom Jobcenter angefordert werden.
Mit der Einführung der elektronischen Akte wird nicht nur Papier eingespart, sondern auch Kosten für die Lagerung und Archivierung von Papierakten in den Jobcentern.
